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Distruzione documenti sensibili

distruzione documenti

La distruzione dei documenti contabili o documenti contenenti dati sensibili è un servizio che rispetta quanto stabilito dalla legge sulla privacy 193/2003 che tutela la privacy aziendale. Questa legge sancisce che tutti i soggetti che trattano dati debbano operare mediante idonee e preventive misure di sicurezza che valgano a ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita anche accidentale dei dati stessi.

Sono un esempio di documenti da archivio:

    • contabili di pagamento;

    • anagrafiche clienti;

    • contratti di fornitura di beni o servizi;

    • informazioni riservate.

 

La distruzione documenti: cosa dice la normativa

 Il 25 maggio 2018 sono cambiate le norme dell’Unione europea riguardanti la protezione dei dati, grazie all'entrata in vigore del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Questo cambiamento interessa tutte le aziende, occorre porre attenzione alla protezione, conservazione e allo smaltimento dei documenti riservati. Ogni comune foglio di carta che contiene possibili dati sensibili del cliente, come codice fiscale, numero di telefono o email personale, deve necessariamente seguire la procedura di smaltimento dettata dalla normativa relativa alla distruzione documenti sensibili.

Una violazione delle norme contenute nel Codice relativo ai dati personali mette il titolare dell’azienda davanti una triplice responsabilità:

    • Penale ai sensi dell’art. 169, c.1;

    • Civile ai sensi dell’art. 15

    • Amministrativa ai sensi dell’art. 160/162, c. 1/162, c. 3/164, c. 2/164, c. 3/164, c. 4

 

Il corretto metodo per la distruzione dei documenti

Le aziende che producono documenti contabili, fiscali, amministrativi o con informazioni riservate, devono obbligatoriamente per legge possederli in azienda per almeno 10 anni.

L’eliminazione dei documenti contabili è necessaria per:

    • Evitare di intercorrere in problemi di tipo legale

    • Proteggere i segreti commerciali aziendali

    • Garantire ai propri clienti la riservatezza e la tutela dei loro dati personali

Il servizio di distruzione documenti cartacei contenenti dati sensibili avviene attraverso il processo di triturazione di tutto il materiale. Il macero una volta triturato viene poi pressato e vengono create delle balle, per essere facilmente stoccato e destinato al riciclo.

La distruzione di rifiuti sensibili è una questione da non sottovalutare, poiché per quanto riguarda queste tipologie di rifiuti contenenti documenti sensibili, la responsabilità dell’azienda produttrice di questi rifiuti non termina con la semplice eliminazione del documento cartaceo, ma prosegue con la gestione del rifiuto contente dati sensibili, per questo è opportuno gestire correttamente queste tipologie di rifiuto.

Il ritiro del rifiuto avviene con automezzi appositi autorizzati, che trasporteranno il materiale presso il centro di triturazione. Una volta effettuata la distruzione dei documenti sensibili viene rilasciata una certificazione di corretto trasporto e gestione fino allo smaltimento.

 

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